Openbaarheid van archiefstukken

ALGEMEEN

  • Raadpleeg steeds de inventarissen
  • Vermeld steeds de inventarisnummers en het bestand van de stukken die je wil raadplegen bv. niet 1 maar MSAH I
  • Het raadplegen van archiefdocumenten is in gratis
  • Bezoekersreglement

WAT KAN IK RAADPLEGEN?

Het stadsarchief streeft binnen het wettelijke kader naar een maximale openbaarheid van de bewaarde archiefbestanden. In principe zijn alle (overheids)documenten ouder dan 30 jaar openbaar. Voor dossiers jonger dan 30 jaar kan u in het kader van de openbaarheid van bestuur een gemotiveerde aanvraag tot inzage indienen. Op basis van specifieke wetgevng (bv. privacy of auteursrechten) of afspraken (bv. bij private schenkingen) kan van deze termijnen afgeweken worden.

Er gelden andere termijnen voor:

  • Vertrouwelijke commerciële of economische informatie: gedurende 30 jaar na de afsluitdatum van het dossier.
  • Gegevens die uitdrukkelijk als vertrouwelijk werden bestempeld: gedurende 100 jaar na afsluitdatum van het dossier
  • Documenten in verband met levende personen omwille van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonlijke informatie: gedurende het leven van de betrokken persoon. Indien niet geweten is of deze persoon in leven is, wordt een termijn van 100 jaar gehanteerd.
  • Collegenotulen: Aangezien de privacygevoelige besluiten niet concreet staan aangeduid of apart samen staan op 1 agenda maar doorlopend in de notulen te vinden zijn, moeten we 1 notulenboek beschouwen als 1 document. Er wordt dan ook een algemene termijn van 100 jaar gehanteerd.
  • Burgerlijke stand: gedurende 100 jaar
  • Bevolkingsregisters: gedurende 120 jaar (opgelet: deze zijn steeds gebundeld per 10 jaar. Een bundel wordt pas openbaar wanneer ook het recentste deel 120 jaar oud is).
  • Foto's, plannen van architecten en andere auteursrechtelijk beschermde documenten: openbaar raadpleegbaar in de leeszaal, maar mogen niet gereproduceerd worden zolang de bescherming van auteurs- en portretrechten geldt (tot 75 jaar na het overlijden van de maker).
  • Private archieven, geschonken door derden: dit zijn eveneens bestuursdocumenten, maar de schenker van het archief kan bijkomende beperkingen vragen. De archieven zijn dus gesloten gedurende de termijn die de schenker aangeeft.
  • Kabinetsarchieven van burgemeesters en schepenen: pas na 12 jaar toegankelijk, met uitzondering van vertrouwelijke en persoonsgevoelige informatie.

HOE KAN IK GESLOTEN ARCHIEVEN TOCH RAADPLEGEN?

  • Aanvraag in het kader van openbaarheid van bestuur

Burgers hebben het recht om documenten jonger dan 30 jaar op te vragen.  Daartoe dien je een gemotiveerde, schriftelijke aanvraag te richten tot het stadsbestuur via brief (t.a.v. het College van burgemester en schepenen, Oudstrijdersplein 18, 1500 Halle) of via mail via info@halle.be.

Meer informatie en een duidelijk stappenplan

  • Aanvraag in het kader van wetenschappelijk onderzoek

Wetenschappelijke onderzoekers kunnen onder bepaalde voorwaarden toelating bekomen om niet-openbare archieven te raadplegen. Hiertoe dien je een gemotiveerde aanvraag in te dienen. Als je wetenschappelijk onderzoek voert, kan je dat daarom best expliciet aangeven in je motivering. De beslissing over de aanvraag wordt gebaseerd op de criteria uit het archiefdecreet.

Samengevat zijn dit de voorwaarden om toelating te krijgen:

Er wordt een wetenschappelijke onderzoeksmethode gehanteerd.
Er is een wetenschappelijk doel.
De onderzoeksresultaten moeten controleerbaar zijn.
Er moet een neerslag zijn van de onderzoeksresultaten. Ze hoeven niet gepubliceerd te worden, maar stadsarchief Halle moet wel het recht hebben om ze in te zien.
De persoonlijke levenssfeer van nog levende personen moeten gerespecteerd worden. Persoonsgegevens moeten dus geanonimiseerd worden.
Gevoelige en strikt vertrouwelijke informatie mag niet gepubliceerd worden.

  • Aanvraag tot informatie uit de bevolkingsboeken jonger dan 120 jaar.

Zelf iets opzoeken (rechtstreekse inzage) is verboden. Een uittreksel uit het bevolkingsregister kan je enkel over jezelf verkrijgen en na aanvraag. Je kan ook een uittreksel uit het bevolkingsregister  aanvragen met een genealogisch, historisch of ander wetenschappelijk doel mits toestemming van de betrokkene of verwante(n) volgens deze rangorde:

  1. toestemming van de betrokkene (bij minderjarige: ouders of voogd)
  2. bij overlijden van de betrokkene of als deze niet meer gezond van geest is: toestemming van de langstlevende echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende partner
  3. bij overlijden van de langstlevende echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende partner of als deze niet meer gezond van geest is: toestemming van een afstammeling in de eerste graad (minstens 1 kind of ouder)
  4. bij geen kinderen: toestemming van het College van burgemeester en schepenen

Je dient je aanvraag te richten naar de dient bevolking via bevolking@halle.be